Een originele out-of-office schrijven? 3 creatieve tips

Portret van copywriter Marlies Decavel
Marlies Decavel
1 juli 2025

Vakantie? Dat is familie, ontspanning … en een inbox vol afwezigheidsberichten. Wanneer er nog maar eens een “Ik ben er even niet …” binnenkomt, kan je een zucht niet onderdrukken. Tenzij het om een originele out-of-officemail gaat, natuurlijk. Eentje die doet glimlachen, iets bijleert of gewoon slim in elkaar zit. Op deze 3 manieren springt jouw out-of-office in het oog.

Wat is een out-of-officemail eigenlijk?

Een out-of-office (OOO), ook wel automatisch antwoord of afwezigheidsbericht, is een bericht dat – hoe raad je het – automatisch wordt verstuurd wanneer iemand je mailt terwijl je niet bereikbaar bent. Je kan het instellen in elk mailprogramma (zoals Outlook of Gmail) via de functie ‘Automatische antwoorden’.

Wanneer gebruik je een out-of-office?

Een automatisch antwoord gebruik je niet enkel bij vakantie. Er zijn heel wat gelegenheden waarbij het nuttig (en zelfs professioneel noodzakelijk) is:

  • tijdens je verlof of vakantie
  • bij ziekte of verlof voor verminderde prestaties
  • wanneer je deeltijds werkt of in opleiding bent
  • tijdens events of externe projecten
  • of gewoon … wanneer je rust of focustijd nodig hebt

Zo weten collega’s, klanten en partners meteen wanneer ze opnieuw een reactie mogen verwachten.  En dat je hun mail niet negeert. 
Of wel, wie zal het zeggen?

Waarop letten bij een out-of-officetekst?

Een goed afwezigheidsbericht is meer dan een beleefdheidsformule. Het weerspiegelt je persoonlijkheid en – als je in naam van je bedrijf mailt – ook je merkidentiteit. Let dus op. 

  1. Wees duidelijk over de periode van afwezigheid.
  2. Verwijs door naar een collega voor dringende zaken.
  3. Gebruik een toon die bij je past: formeel, vriendelijk of humoristisch.
  4. Blijf beknopt, maar laat gerust wat persoonlijkheid doorschemeren.

Klaar om de lat hoger te leggen voor je volgende afwezigheidsbericht? 
Hieronder vind je enkele goede voorbeelden van originele out-of-officeberichten.

3 creatieve tips voor jouw out-of-officemail

Van plan om op vakantie te vertrekken? Met deze 3 tips schud je vlot een toffe OOO uit je mouw.

Zeg het met humor

Toegegeven, humor is zowat de moeilijkste communicatieve vaardigheid om onder de knie te krijgen. Toch is het één van de meest doeltreffende. Een van de grootste struikelblokken is timing. En laat dat nu net iets zijn waar je via e-mail niet aan moet denken. Je out-of-office is dus het ideale moment om grappig uit de hoek te komen.

Op dit moment ben ik niet aanwezig. Helaas voor mij, ben ik morgen al terug.

Of

Als je dit leest, ben ik er (nog) niet in geslaagd mijn weg terug te vinden uit de piramiden van Gizeh. Wat een avontuurlijke reis door het verre verleden van Egypte moest worden, is helaas anders uitgedraaid. Als je na XX/XX nog geen antwoord op je e-mail van me ontvangen hebt, neem dan contact op met mijn notaris als je gelooft opgenomen te zijn in mijn testament.

Breng je lezer iets bij

Tenzij je een ijsjesverkoper op de dijk van Blankenberge bent of een interim doet als kerstelf, is de vakantieperiode misschien een rustige periode op het werk. Dat geldt mogelijks ook voor diegene die je mailt. Terwijl die wacht op je antwoord en de kantoorplanten voor de derde keer deze week water geeft, kan die misschien evengoed iets bijleren.

Helaas, ik bevind me momenteel op een meer spannende plek dan achter mijn bureau. Ik kom hier heel wat te weten over de samenstelling van de ultieme plat de fruits de mer. Wil je ook iets bijleren deze zomer? Mijn collega schreef een heldere blogpost over het hoe en waarom van een nieuwsbrief. Je leest het hier.

Door te linken naar nuttige content of collega’s versterk je bovendien niet alleen je merk, maar ook je E-E-A-T-signaal (expertise, experience, authoritativeness & trustworthiness). Dat is superhandig voor je SEO of online vindbaarheid.

Gebruik herkenbare situatieschetsen

Spendeer jij je verlof met je snoet in de zon en een verfrissende cocktail in je handen? Leuk voor jou. Maar laat ons eerlijk wezen: de kans is even groot dat je wederhelft je overal mee naartoe sleept of je je ruziënde kinderen uiteen moet halen. En die situaties zijn voor velen herkenbaar. Inspiratie genoeg voor je OOO.

Ik ben niet aanwezig omdat ik tijd met mijn familie doorbreng. Leuk? Nee hoor, ik sta in de brandende zon in het pretpark, met een zeurende peuter en zware rugzak te zweten. Zat ik nu maar in mijn gekoeld kantoor, zoals jij. Vanaf XX/XX zit ik weer helemaal zen achter mijn laptop en help ik je met plezier (oprecht!) verder.

Of

Op dit moment ben ik niet aanwezig. Nu hoor ik te zeggen, ik ben er dan terug en ik heb beperkte toegang tot mijn e-mail. Maar dat is niet waar. Mijn smartphone is gewoon bij mij, maar die gebruik ik alleen om leuke filmpjes en foto’s van mijn vakantie te maken.

Professioneel hoeft niet saai te zijn

Een out-of-office moet wel nuttig blijven. Wie jou mailt, heeft meestal een vraag of opdracht die niet kan wachten. Een goed afwezigheidsbericht geeft dus duidelijke informatie over:

  • wanneer je terug bent
  • wie dringende zaken van je overneemt
  • en wat er met inkomende mails gebeurt (worden die gelezen, doorgestuurd, of pas later opgevolgd?)

Humor of een creatieve twist mag, zolang de lezer niet met vragen achterblijft.

Bedankt voor je bericht.
Ik ben afwezig van xx/xx tot xx/xx door een opleiding om je nadien nog beter van dienst te kunnen zijn. Tijdens mijn afwezigheid kan je terecht bij [collega + e-mailadres].
Je mail wordt niet doorgestuurd, maar vanaf xx lees ik je bericht met frisse blik en neem ik graag contact op.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Zo combineer je professionaliteit met persoonlijkheid, behoud je continuïteit, ook tijdens je vakantie of opleiding. Bovenal voorkom je frustratie bij je contacten. Een tikkeltje jaloezie? Tjah.

Je freelance copywriter is wel bereikbaar

Een automatisch antwoord is een kans om vertrouwen uit te stralen, verwachtingen te managen en je merktoon te versterken. Kies je een strak zakelijke, vriendelijke of creatief luchtige out-of-office? Schrijf duidelijk, professioneel en oprecht.


Wil je een out-of-officetekst die precies de juiste toon vindt? 

Klik voor een out-of-office buiten categorie
3 businesscards van Bliksem Schrijfbureau staan recht op de vensterbank van het kantoor